Für Neuanmeldungen leite bitte den firmenspezifischen Anmeldelink an die interessierten Mitarbeitenden weiter. Dieser ist in der von uns zu Beginn gesendeten Onboarding- und Willkommensmail zu finden. Der Mitarbeitende kann sich anschließend selbstständig über diese Anmeldeseite für Wellpass anmelden. Die Anmeldefrist ist regulär der 20. des Monats, um sich für eine Mitgliedschaft ab dem 01. des nächsten Monats zu registrieren.
Weder du als firmeninterne Firmenansprechperson noch EGYM Wellpass hat die Möglichkeit Mitarbeitende anzumelden, denn jedes Mitglied muss sich eigenständig über den firmenspezifischen Anmeldelink mit seinen persönlichen Login Daten (Passwort, E-Mail-Adresse, ggf. Bankverbindung) registrieren.
Als firmeninterne Ansprechperson hast du die Möglichkeit, Mitgliedschaften bis zum 25. des Monats über das Firmenportal zu beenden (siehe weitere Infos unter Firmenportal / Mitgliederverwaltung). Über eine Beendigung der Mitgliedschaft wird das betreffende Mitglied automatisch von EGYM Wellpass per E-Mail informiert.
Mitglieder können ihre Mitgliedschaft selbständig bis zum 15. des jeweiligen Monats zum Ende des Monats unter https://egym-wellpass.com/kuendigung/ kündigen. Das ausgewählte Kündigungsdatum wird automatisch im System hinterlegt und in der Mitgliederverwaltung angezeigt. Das Mitglied erhält direkt im Anschluss eine automatisierte Kündigungsbestätigung von EGYM Wellpass per E-Mail.
Wenn Mitarbeitende in der Vergangenheit bereits einen EGYM Wellpass Account ODER eine EGYM ID (z.B. bei Nutzung der EGYM Fitnessgeräte) hatten, müssen sich diese über die firmeneigene Anmeldeseite unter “Willkommen zurück” anmelden und die bereits vorhandenen Anmeldedaten verwenden, um den zuvor genutzten Account zu reaktivieren. Nach der Anmeldung über den Login-Button, kann das neue Startdatum ausgewählt und eine neue Mitgliedschaft abgeschlossen werden. Sollte das Mitglied sein Passwort vergessen haben, besteht die Möglichkeit, ein neues über die Option “Passwort vergessen” einzurichten: app.egym-wellpass.com/password-reset Falls trotz dieser Schritte die Anmeldung nicht erfolgreich ist, kann sich das Mitglied gerne an unseren Support wenden. Dies ist unter der E-Mail-Adresse info@egym-wellpass.com möglich.
Nein, eine Pausierung ist einer Kündigung gleichgestellt. Wir verweisen hiermit auf unsere flexiblen monatlichen An- und Abmeldefristen.
Ein Beispiel: Herr Müller wird den gesamten August im Ausland verbringen und kann daher in diesem Monat seine Wellpass-Mitgliedschaft nicht nutzen. Er hat nun die Möglichkeit, seine bestehende Mitgliedschaft bis zum 15. Juli zum Monatsende zu kündigen: http://www.egym-wellpass.com/kuendigung. Anschließend kann Herr Müller sich in der Regel bis zum 20. August direkt über den personalisierten Anmeldelink der Firma mit seinen vorherigen Anmeldedaten (E-Mail-Adresse und Passwort) unter dem Punkt ‘Willkommen zurück’ anmelden und den Start seiner Mitgliedschaft auf den 1. September festlegen.
Zur Mitgliederverwaltung kannst du dich unter folgendem Link mit deiner Firmenemailadresse und dem festgelegten Passwort anmelden: app.egym-wellpass.com/login
In der Mitgliederverwaltung werden alle bald startenden, aktiven und inaktiven Mitgliedschaften der Mitarbeitenden aufgelistet. Diese kannst du dir zusammen oder getrennt anzeigen lassen und als CSV Datei herunterladen. Als interne Ansprechpersonen mit Zugang zur Mitgliederverwaltung hast du nach dem Anmeldeschluss (in der Regel der 20. des Monats) die Aufgabe, die angemeldeten Mitglieder auf ihre Teilnahmeberechtigung zu überprüfen. Hierbei musst du die Mitgliedschaften jedoch nicht explizit “genehmigen”, sondern gegebenenfalls nur unberechtigte Mitgliedschaften beenden oder stornieren. Dies kannst du unter dem Button "Mitgliedschaft beenden" vornehmen. Jeden Monat um den 21. erhältst du von uns eine Erinnerungs-E-Mail zu diesem Zweck. Eventuelle Anpassungen und Korrekturen kannst du immer bis einschließlich zum 25. des Monats im Portal vornehmen. Bitte beachte, dass du keine extra Benachrichtigung bei neuen An- und Abmeldungen der Mitarbeitenden erhältst.
1. Auf Wunsch des Mitarbeitenden:
Mitglieder können ihre Mitgliedschaft selbständig immer bis zum 15. des jeweiligen Monats zum Ende des Monats unter egym-wellpass.com/kuendigung/ kündigen. Sollte ein Mitarbeitender die Kündigungsfrist versäumt haben, kann die Mitgliedschaft noch bis einschließlich 25. des Monats über die Mitgliederverwaltung beendet werden.
2. Beenden einer aktiven Mitgliedschaft:
Ist ein Mitarbeitender ab dem Folgemonat nicht mehr teilnahmeberechtigt, kann die Mitgliedschaft bis einschließlich 25. des Vormonats im Portal beendet werden. Gründe hierfür sind z. B. das Ende des Beschäftigungsverhältnisses.
3. Stornierung einer Mitgliedschaft (vor Beginn):
Mitgliedschaften von Mitarbeitenden, die nicht teilnahmeberechtigt sind und den Status “Beginnt bald” haben, können auch vor dessen Beginn bis einschließlich 25. des Monats mit sofortiger Wirkung storniert werden. Hierfür nutzen Sie ebenfalls den Button “Mitgliedschaft beenden” und hinterlegen als Kündigungsgrund die “Stornierung der Mitgliedschaft”
Sobald du eine Mitgliedschaft im Firmenportal beendest, wird das Mitglied automatisch per E-Mail über die Kündigung informiert. Das Mitglied erhält die Nachricht an die bei EGYM Wellpass hinterlegte E-Mail-Adresse.
Bei einer Doppelanmeldung (z.B. durch Tippfehler bei der Anmeldung) kannst du eine Mitgliedschaft zum Ende des aktuellen Monats beenden, sodass im Folgemonat lediglich eine Mitgliedschaft aktiv ist, sollte sie bereits gestartet sein. Eine Mitgliedschaft mit Startdatum in der Zukunft kann noch vor Beginn stortniert werden. Damit die Mitgliedschaft mit der korrekten Emailadresse aktiv bleibt, kannst du uns auch die gewünschte E-Mail des Mitglieds unter support@egym-wellpass.com mitteilen, sodass wir die Mitgliedschaft mit den falschen Daten entfernen.
Zusatzinformationen wie die Personalnummer kannst du in der Mitgliederverwaltung editieren. Weitere Daten wie den Vornamen, Nachnamen oder das Geburtsdatum können nicht verändert werden. Teile uns Änderungen die nicht die Zusatzinformationen betreffen bitte per E-Mail unter support@egym-wellpass.com bis zum 25. des Monats mit. Wir nehmen die Änderungen anschließen für dich vor. Mitglieder können Ihre Daten selbstständig unter folgendem Link mit ihren Wellpass Login Daten anpassen: https://www.egym.com/mvc/login
Ja, auf eurer firmenspezifischen Anmeldeseite können wir eine zusätzliche Abfrage innerhalb des Anmeldeprozesses für die Mitarbeitenden einfügen. Dies kann beispielsweise die Abfrage einer Personalnummer oder einer Dienst-E-Mail-Adresse sein, um die Teilnahmeberechtigung der Mitarbeitenden besser zu verwalten. Diese Angabe kann entweder in ein Freitextfeld eingegeben werden oder es kann eine spezifische Validierungsregel (z.B. Personalnummer muss 6-stellig sein) hinterlegt werden. Ist eine Validierungsregel hinterlegt wird bei Abweichungen (z.B. 7-stellig anstatt 6-stellig) die Anmeldung verhindert. Bei eventuellen Tipp- oder Rechtschreibfehlern kannst du die vom Mitglied eingegebenen Zusatzinformationen über die Mitgliederverwaltung bearbeiten und korrigieren.
Wenn du die Admin Rolle in der Mitgliederverwaltung besitzt, kannst du über den Button "Hinzufügen" oben rechts unter den Firmeneinstellungen neue Zugänge erstellen.
Du kannst über den kleinen Stift, existierende Ansprechpartner bearbeiten. Zum Beispiel kannst du Editors zum Admin machen, neue Zugänge erstellen oder auch Rechte für die Mitgliederverwaltung entfernen.
Editors können die Mitgliederverwaltung sehen und bearbeiten aber keine weiteren Zugänge erstellen oder entfernen.
Wenn du der einzige Admin bist, kannst du deinen Zugang nicht selbst entfernen. Der letzte Zugang kann nur über EGYM Wellpass entfernt werden.
Wende dich an den bisherigen Ansprechpartner deiner Firma. Dieser kann, wenn er Admin ist, anderen Personen einen Zugang über den Button "Hinzufügen" oben rechts in den Firmeneinstellungen der Mitgliederverwaltung erstellen.
Die Rechnung für die EGYM Wellpass-Nutzung des aktuellen Monats wird immer zu Beginn des Monats, an die für den Rechnungserhalt hinterlegte E-Mailadresse gesendet.
Gerne kannst du uns ein Lastschriftmandat für die Begleichung der EYGM Wellpass-Nutzung erteilen. Sende uns hierzu einfach das SEPA-Mandat ausgefüllt und unterschrieben an info@egym-wellpass.com.
Eure Rechnungsadresse entspricht der im Vertrag hinterlegten Adresse. Sollte sich diese ändern, bitten wir darum uns dies umgehend an info@egym-wellpass.com mitzuteilen. Bitte beachte, dass wir Rechnungen ausschließlich per E-Mail versenden.
Im Allgemeinen ist die Berechtigung der Wellpass-Mitgliedschaft daran geknüpft, dass das Mitglied monatlich ein aktives Gehalt erhält. Eine Weiterführung der Mitgliedschaft nach Renteneintritt ist daher nicht möglich und muss beendet werden. Eine Weiterführung der Mitgliedschaft während der Elternzeit ist generell möglich. Für die steuerrechtliche Klärung kontaktiere jedoch bitte deinen Steuerberater.
Wir bieten derzeit eine Integration für vier HR-Systeme an: Personio, Workday, SAP SuccessFactors und Sage.
Sende bitte eine E-Mail an info@egym-wellpass.com, um die Integration deines HR-Systems zu vereinbaren. Anschließend erhältst du eine detaillierte Übersicht zu den verarbeiteten Datenpunkten, sowie eine Zusatzvereinbarung für die HR-System Integration. Nach Unterzeichnung der Dokumente erhältst du eine Schritt für Schritt Anleitung zur Einrichtung der Integration zwischen deinem HR-System und EGYM Wellpass.
Ja, du kannst die HR-Integration verwenden, insofern du eines der vier HR-Systemlösungen von Personio, Workday, SAP SuccessFactors oder Sage nutzt.
Es ist nicht mehr notwendig, jeden Monat die neuen Anmeldungen zu prüfen bzw. austretende Mitarbeitende des Unternehmens abzumelden:
Für die Nutzung und Bereitstellung der HR-System Integration fällt keine Servicegebühr an.
Für den datenschutzrechtlichen Rahmen ist die Vereinbarung einer gemeinsamen Verantwortlichkeit gemäß DSGVO notwendig. Bei genaueren Fragen zu den Inhalten, wende dich gerne direkt an info@egym-wellpass.com.
Selbstverständlich synchronisieren wir nur notwendige Daten, welche für die Integration benötigt werden. Eine detaillierte Übersicht der Datenpunkte und dem Zweck der Verarbeitung erhältst du zusammen mit den für die Integration notwendigen Dokumenten.
Mit der HR-System Integration können sich nur noch berechtigte Personen für EGYM Wellpass anmelden. Verlässt ein Mitarbeitender das Unternehmen und ein Austrittsdatum wird in deinem HR-System eingepflegt, dann wird innerhalb weniger Stunden der betreffende Mitarbeitende zum letzten Tag des Arbeitsmonats von EGYM Wellpass abgemeldet. Sollte sich das Austrittsdatum ändern, wird auch das Enddatum der Wellpass-Mitgliedschaft entsprechend verschoben.
Ja, das ist möglich. Es ist jedoch wichtig, dass die Firmenstandorte in deinem HR-System definiert sind. Und sollten sich intern Änderungen ergeben, ist es wichtig, dass du uns bezüglich einer Anpassung informierst.
Beispielsweise sollen sich auf der Anmeldeseite A nur Münchner Mitarbeiter anmelden, auf der Anmeldeseite B nur Berliner Mitarbeiter und auf der Anmeldeseite C alle anderen Mitarbeiter.
Mit der Integration ist es unmöglich, dass sich ein Berliner Mitarbeiter auf der Münchner Anmeldeseite anmeldet.
Nun wird ein Büro in Köln eröffnet. Damit erhältst du eine neue Anmeldeseite für diesen Standort. Mit der Integration wird der Standort Köln mit der Anmeldeseite verknüpft, sodass sich lediglich Mitarbeitende des Standortes Köln anmelden können.
Dann nutze unser Support Formular.
Wir freuen uns über die Kontaktaufnahme!
