SACHZUWENDUNGEN – EIN „DANKE“, DAS ANKOMMT

Arbeitgeber, die Ihren Mitarbeitenden regelmäßig Ihre Wertschätzung zeigen, sind attraktive Arbeitgeber. Je regelmäßiger Sie Ihren Mitarbeitenden „Danke!“ sagen, desto stärker wird auch deren Wunsch, die honorierte Leistung erneut zu erbringen. Werden besondere Leistungen belohnt, erhöht das die Motivation ihrer Mitarbeitenden, ihre Leistung zu steigern und sich die zusätzliche Anerkennung zu verdienen.

Wenn Sie Ihren Mitarbeitenden Danke sagen, rechnet sich das für beide. Sachzuwendungen an Arbeitnehmer:innen können Sie immer als Betriebsausgaben abrechnen. Hier erfahren Sie, wie Sie Ihren Mitarbeitenden steuerfreie Sachzuwendungen erbringen können, die weder für Sie noch die Mitarbeitenden steuer- oder abgabepflichtig sind.

Egal, ob ein Mitarbeitender Minijobber, Aushilfe oder Praktikant ist oder als 450-Euro-Kraft arbeitet- jeder im Betrieb Beschäftigte darf von der steuerfreien Sachzuwendung profitieren.

Was zählt als Sachzuwendung?

Eine Sachleistung fließt dem/r Arbeitnehmenden nicht in Form eines Geldbetrags, sondern als geldwerter Vorteil zu. Kann der/die Arbeitnehmende statt einer Sachleistung eine Leistung in Barlohn verlangen, handelt es sich nicht um eine Sachzuwendung.

Sachzuwendungen wiederum können entgeltlich und unentgeltlich sein. Unentgeltliche Sachzuwendungen, die ein Arbeitgeber seinen Arbeitnehmer:innen zukommen lässt, werden nicht für eine Arbeitsleistung erbracht, sondern sind zusätzliche Leistungen, die nicht in Euro und Cent ausgezahlt werden. Sie werden zwar im eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers geleistet, nicht aber für einen individuellen Arbeitseinsatz eines Mitarbeitenden.

Nach § 37b EStG können Sie eine Summe von bis zu 10.000 Euro pro Mitarbeitenden und Wirtschaftsjahr pauschal mit 30 % versteuern.

Beispiele für Sachzuwendungen

  • unentgeltlich überlassene Arbeitsmittel zur beruflichen Nutzung
  • eine für die Bildschirmarbeit angepasste Sehhilfe, nachdem beispielsweise der Betriebsarzt die Notwendigkeit bestätigt hat
  • Sachbezüge für Unterkunft und Verpflegung in Höhe der aktuell gültigen Sachbezugswerte

Ab dem 1.1.2022 beläuft sich der monatliche Sachbezugswert für Verpflegung auf 270 Euro, für Unterkunft auf 241 Euro.

Ein Sachbezug ist steuerlich betrachtet jede Sachzuwendung mit Ausnahme von

  • pauschal versteuerten Bezügen nach § 37b und § 40 EStG;
  • einem Firmenwagen, der dem/r Arbeitnehmenden zur Nutzung überlassen wird
  • dem Rabattfreibetrag von bis zu 1.080 Euro
  • Vermögensbeteiligungen von maximal 1.440 Euro im Jahr pro Mitarbeitenden
  • zukunftssichernden Leistungen des Arbeitgebers

Diese Leistungen des Arbeitgebers bleiben steuerfrei

Sachzuwendungen

Zu den für das Unternehmen und den Mitarbeitenden vollständig von der Lohnsteuer und Sozialversicherungsabgaben befreiten Sachzuwendungen gehören:

  • Sachbezüge, die innerhalb der monatlich verfügbaren 50-Euro-Freigrenze liegen
  • persönliche, anlassbezogene Aufmerksamkeiten mit einer Freigrenze von bis zu 60 Euro pro Anlass
  • Feierlichkeiten des Unternehmens bis zu einem Freibetrag von 110 Euro pro Mitarbeitenden bis zu zwei Mal jährlich.
  • Unterstützung des Arbeitgebers zur Verbesserung des allgemeinen Gesundheitszustands und der betrieblichen Gesundheitsförderung durch Kurse förderungswürdiger Anbieter mit bis zu 500 Euro pro Kalenderjahr, umgelegt auf die Zahl der teilnehmenden Mitarbeitenden nach § 3 Nr. 34 EStG.
  • Leistungen zur Betreuung von nicht schulpflichtigen Kindern in einer Betreuungsstätte, einem Kindergarten oder bei einer Tagesmutter, wenn diese kein Bestandteil des Lohns sind und die tatsächlichen Kosten nicht überschreiten. (§ 3 Nr. 33 EStG)
  • Vermittlung und Beratung zur Betreuung von pflegebedürftigen Angehörigen und Kindern, in zwingenden beruflichen Gründen auch die kurzfristige Übernahme der Betreuung in Höhe von bis zu 600 Euro. (§3 Nr. 34a EstG)

Genussmittel, Geschenke, Gutscheine

Bei der Wahl der Aufmerksamkeit, mit der Sie sich bei Ihren Mitarbeitenden erkenntlich zeigen wollen, haben Sie großen Spielraum. Sie können im Rahmen der Freigrenze von bis zu 50 Euro nach Belieben beispielsweise Pralinen, Tabakwaren, Getränke, Bücher, Blumen, CDs, DVDs, Eintrittskarten oder Einkaufs- und Tankgutscheine verschenken.

Jedoch kann nicht jede Art von Gutschein oder Geldkarte als steuerfreier Sachbezug geltend gemacht werden. Ab 2022 gelten Gutscheine oder Geldkarten dann als zu versteuernder Barlohn, wenn sie überall und uneingeschränkt (zum Beispiel auf einem elektronischen Marktplatz) eingesetzt werden können. Wichtig ist es für Arbeitnehmer:innen und Arbeitgeber daher, dass die ausgegebenen Gutscheine oder Geldkarten ausschließlich dazu dienen, um Waren und Dienstleistungen zu beziehen sowie den Kriterien des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes (ZAG) entsprechen. Dieses Gesetz definiert drei unterschiedliche Gruppen:

1. Gutscheine und Geldkarten für limitierte Netze – wie zum Beispiel Gutscheine und Geldkarten von Geschäften und Einzelhandelsketten

2. Gutscheine und Geldkarten für limitierte Produktpaletten – wie zum Beispiel Gutscheine und Geldkarten für Kinos, Fitnessanbieter, Buchhandlungen oder Tankstellen

3. Gutscheine und Geldkarten für Instrumente zu steuerlichen und sozialen Zwecken – wie zum Beispiel Gutscheine für Restaurants (Restaurantschecks) oder Zuschüsse zu Mahlzeiten

Zuflussprinzip

Es ist wichtig, dass Sie den Zeitpunkt der Übergabe der Sachzuwendung gegenüber dem Finanzamt dokumentieren können. Entscheidend bei der Anerkennung der steuervergünstigten oder steuerfreien Sachzuwendung durch das Finanzamt ist der Zeitpunkt, zu dem einem/r Arbeitnehmer:in diese Leistung zufließt, und nicht, wann der/die Arbeitnehmer:in diese in Anspruch nimmt. Der/die Arbeitnehmer:in kann also beispielsweise problemlos an ihn ausgegebene Gutscheine ansparen und zu einem späteren Zeitpunkt zu ihrem Gesamtwert einlösen.

Achtung: Wird der Gutschein direkt beim Arbeitgeber eingelöst, stellt der Zeitpunkt der Einlösung auch den Zeitpunkt des Zuflusses der Leistung dar!

Freibetrag vs. Freigrenze

Insgesamt ist möglich, alleine nur durch geschicktes Ausnutzen der Sachbezugsfreigrenze von 50 Euro monatlich, den Mitarbeitenden bis zu 600 Euro jährlich zusätzlich ohne steuerliche Belastung zukommen zu lassen. Weder Unternehmer noch Arbeitnehmer:in müssen auf diesen Betrag Steuern oder Sozialabgaben leisten. Allerdings darf dabei die monatliche Freigrenze von 50 Euro keinesfalls überschritten werden.

Übersteigt der Wert des Sachbezugs die Freigrenze von 50 Euro im Monat nur um einen Cent, wird die gesamte Zuwendung abgabepflichtig! Dabei sind immer alle geflossenen Sachzuwendungen zu addieren und dürfen in ihrer Summe die monatliche Freigrenze nicht überschreiten, sollen sie steuer- und abgabenfrei bleiben. Daher ist es wichtig, detailliert zu dokumentieren, wann genau dem Arbeitnehmer eine Zuwendung zugeflossen ist. Sie können also nicht eine höhere Zuwendungssumme überreichen und dann in monatlichen Tranchen verbuchen. Wird ein Betrag nicht voll ausgeschöpft, können Sie Restbeträge nicht in Folgemonate übertragen.

  • Übersteigt eine Sachzuwendung den Freibetrag, muss der Arbeitgeber die den Betrag versteuern, der über dem Freibetrag liegt.
  • Übersteigt eine Sachzuwendung die Freigrenze, muss der Arbeitgeber die Steuerabgaben für den gesamten aufgewendeten Zuwendungsbetrag leisten.

Sowohl die Sachzuwendung als auch die Abgaben sind dann den Betriebsausgaben hinzuzurechnen und können als solche steuerlich geltend gemacht werden. Ob ein Arbeitgeber die Sachzuwendung individuell oder pauschal besteuert, ist ihm freigestellt, solange er nicht bereits eine Individualbesteuerung in Anspruch genommen hat. Für Arbeitnehmer:innen bleibt die Sachzuwendung zwar steuerfrei, sie müssen aber bei Überschreitung des Freibetrags oder der Freigrenze die anfallenden Sozialversicherungsabgaben leisten.

In diesem Sinn ist es auch für Arbeitnehmer:innen von Vorteil, wenn eine ihnen zur Nutzung überlassene Sachleistung wie ein Firmenwagen, Laptop oder ein Smartphone im Besitz des Unternehmens bleibt und die durch das Gesetz gegebenen Beschränkungen eingehalten werden, damit er keine Steuern auf seinen geldwerten Vorteil zahlen muss.

Zuwendungen bei persönlichen Anlässen

Den monatlichen erlaubten Freibetrag von 44 Euro dürfen Sie mit Zuwendungen für persönliche Anlässe kombinieren. Bei der anlassbezogenen Freigrenze für Aufmerksamkeiten ist es sogar möglich, mehrere Anlässe zu nutzen, um den Wert von 60 Euro auch mehrmals monatlich zu nutzen.

Zu persönlichen Anlässen eines Mitarbeitenden, für die Zuwendungen möglich sind, gehören:

  • Geburtstag
  • Verlobung, Hochzeit, Silber- und Goldhochzeit
  • Geburt, Taufe, Einschulung, Schulabschluss, Kommunion, Konfirmation/Firmung eines Kindes
  • Willkommensgeschenk beim Eintritt in die Firma
  • Bestandene Prüfung des Auszubildenden, Amts- oder Funktionswechsel, Beförderung
  • Dienstjubiläum
  • Pensionierung, Verabschiedung eines Mitarbeitenden

Achtung: Betriebsjubiläen, Weihnachten oder Ostern stellen keine persönlichen Anlässe dar!

Betriebsveranstaltungen

Zweimal im Jahr können Sie Ihre Mitarbeitenden mit einer Eventveranstaltung wie einer Betriebsfeier belohnen und dabei pro Mitarbeitenden und Veranstaltung eine Freigrenze von bis zu 110 Euro (inklusive Umsatzsteuer) nutzen. Zu beachten ist, dass diese Veranstaltung tatsächlich allen Mitarbeitenden eines Betriebs oder einer Projektgruppe offenstehen muss. Die Ausgaben im Rahmen der Feierlichkeiten können dabei Kost, auch Logis bei mehrtägigen Veranstaltungen, Anreise, Eintrittskarten und die anteilig umgelegten Kosten der Ausrichtung des Events und Geschenke umfassen. Gesetzliche Grundlage hierfür ist § 19 EStG Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a Satz 4.

Was geht und was nicht: zwei Szenarien

Szenario I – Das Jobticket

Sie möchten Ihren Mitarbeitenden die Fahrt zur Arbeit bezahlen und sie so für die gezeigte Verlässlichkeit und Pünktlichkeit belohnen? Seit Januar 2019 wurde dies für Arbeitgeber wesentlich einfacher.

Während damals die frühere 44€ Freigrenze nicht überschritten werden durfte, um von der Steuerfreiheit zu profitieren, ist dies nun nicht mehr der Fall.

Die vom Unternehmen gewährten Zuschüsse für die Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel sind steuerfrei, sofern die Leistung zusätzlich zum ohnehin gezahlten Lohnt erbracht werden.

Monats- sowie Jahreskarten für den öffentlichen Verkehr können damit wesentlich einfacher als früher an die Mitarbeitenden gegeben werden und fallen nicht mehr unter die 50€ Grenze.

Szenario II – Schon Weihnachten?

Die Weihnachtstage stehen an und Sie möchten es im Rahmen der betrieblichen Weihnachtsfeier ein Feuerwerk an Aufmerksamkeiten auf Ihre Mitarbeitenden herabregnen lassen? Falls Ihre Mitarbeitenden im Dezember noch keine Geschenke erhalten haben, können Sie sie nun im Rahmen einer Feier beschenken und können dafür steuerfrei 160 Euro aufwenden. Sie machen dabei sowohl 110 Euro für die Ausrichtung der Betriebsfeier als auch die monatliche Freigrenze von 50 Euro geltend. Ist ein Geburtstagskind dabei, das gerade geheiratet hat und dessen Kind im Dezember getauft wurde, kann der glückliche Mitarbeitende weitere 180 Euro in Form von steuerfreien Geschenken erhalten.

Tipp: Um einem uneinheitlichen Vorgehen vorzubeugen, empfiehlt es sich, betriebsintern eine Regelung festzuschreiben, in der klar benannt und nachvollziehbar ist, welche Anlässe mit Geschenken bedacht werden.

Fazit: Motivation mit Win-Win-Charakter

Eine in zeitlichen kürzeren Abständen gezeigte Aufmerksamkeit prägt sich besser ein. Geht die Belohnung zeitnah mit einer erbrachten Leistung einher, steigert das die Motivation der Mitarbeitenden, denen damit der Zusammenhang zwischen der gewürdigten Leistung und der zusätzlichen erhaltenen Anerkennung stärker bewusst ist, zusätzlich. Idealerweise steht ein Geschenk in einem direkten inhaltlichen Bezug zur gezeigten Leistung.

Eine Sachzuwendung, von der Mitarbeitende einen direkten und nachvollziehbaren Nutzen haben, kommt bei ihm deutlich besser an als eine jährliche Prämie die nahezu unbemerkt in der Gehaltsabrechnung untergeht.

Für den Arbeitgeber sind Sachzuwendungen die wesentlich wirtschaftlichere Lösung. Sie sparen ihm eine erhöhte Abgabenlast! Anstatt zuzüglich der Lohnnebenkosten 96 Euro aufzuwenden, für die der Arbeitnehmer nach Steuern nur 50 Euro erhält, sparen Sie beiden Seiten Enttäuschung und Aufwand, wenn Sie direkt eine Sachleistung ohne Abzüge in Höhe von 50 Euro