Die Rechnung für die EGYM Wellpass-Nutzung wird immer zu Beginn des Monats an die für den Rechnungserhalt hinterlegte E-Mailadresse gesendet.

Pro Kunde bieten wir in der Regel zwei Zugänge für die Mitgliederverwaltung an. Zugänge zur Mitgliederverwaltung können für personalisierte oder allgemeine E-Mailadressen angelegt werden. Um einen weiteren Zugang zu erhalten, sende bitte Vor- und Nachname der Ansprechperson sowie die gewünschte E-Mailadresse an abrechnung@egym-wellpass.com.

Gerne kannst du uns ein Lastschriftmandat für die Begleichung der EYGM Wellpass-Nutzung erteilen. Sende hierzu einfach das SEPA-Mandat ausgefüllt und unterschrieben an abrechnung@egym-wellpass.com.

Eine Weiterführung der Mitgliedschaft während der Elternzeit ist generell möglich. Für die steuerrechtliche Klärung kontaktiere jedoch bitte deinen Steuerberater.

Die Zusatzinformation kannst du in der Mitgliederverwaltung ändern, sofern das Feld bereits befüllt ist. Alle anderen Mitgliedsdaten kannst du nicht direkt in der Mitgliederverwaltung ändern. Sende uns für notwendige Anpassungen bitte eine E-Mail an abrechnung@egym-wellpass.com. Wir nehmen die Änderungen anschließend für dich vor.

In der Mitgliederverwaltung kannst du Mitgliedschaften bis zum 25. zum Ende des laufenden Monats beenden.

Mitgliedschaften, die im Folgemonat starten, kannst du zum Ende des aktuellen Monats beenden. Durch die Beendigung der Mitgliedschaft vor dem Startdatum wird die Mitgliedschaft nicht aktiviert und das Mitglied automatisch über die Stornierung informiert.

Bei einer Doppelanmeldung kannst du eine Mitgliedschaft zum Ende des aktuellen Monats beenden, sodass im Folgemonat lediglich eine Mitgliedschaft aktiv ist. Damit die Mitgliedschaft mit der korrekten Emailadresse aktiv bleibt, kannst du uns die gewünschte E-Mailadresse des Mitglieds an info@egym-wellpass.com senden.

Um eine Mitgliedschaft zu beenden, klickst du auf ‘Mitgliedschaft beenden’ ganz rechts in der Zeile des jeweiligen Mitglieds. Anschließend kannst du den Kündigungsgrund sowie das gewünschte Enddatum auswählen. Eine Kündigung kann immer zum Ende des Monats und höchstens 6 Monate im Voraus beendet werden.

Mitglieder können ihre Mitgliedschaft immer bis zum 15. des jeweiligen Monats zum Ende des Monats unter egym-wellpass.com/kuendigung/ kündigen. Nach Bearbeitung der Kündigungsanfrage wird das ausgewählte Kündigungsdatum im System hinterlegt und in der Mitgliederverwaltung angezeigt.

Für Neuanmeldungen leite bitte den firmenspezifischen Anmeldelink an die interessierten Mitarbeitenden weiter. Diesen findest du in der von EGYM Wellpass erhaltenen Willkommensmail.

Zur Mitgliederverwaltung kannst du dich unter folgendem Link mit deiner Firmenemailadresse und dem festgelegten Passwort anmelden: app.egym-wellpass.com/login

Eine gekündigte Mitgliedschaft kann über den firmenspezifischen Anmeldelink unter ‘Willkommen zurück’ reaktiviert werden. Nach der Anmeldung über den Login-Button, kann das neue Startdatum ausgewählt und eine Mitgliedschaft abgeschlossen werden. Sollte der Mitarbeitende das Passwort vergessen haben, kann dieses unter ‘Passwort vergessen?’ zurückgesetzt werden.

Sobald du eine Mitgliedschaft in der Mitgliederverwaltung beendet hast, wird das Mitglied automatisch per E-Mail über die Kündigung informiert. Das Mitglied erhält die Nachricht an die bei EGYM Wellpass hinterlegte E-Mailadresse.

Wir bieten derzeit eine Integration für vier HR-Systeme an: Personio, Workday, SAP SuccessFactors und Sage.

Sende bitte eine E-Mail an support@egym-wellpass.com, um die Integration deines HR-Systems zu vereinbaren. Anschließend erhältst du eine detaillierte Übersicht zu den verarbeiteten Datenpunkten, sowie eine Zusatzvereinbarung für die HR-System Integration. Nach Unterzeichnung der Dokumente erhältst du eine Schritt für Schritt Anleitung zur Einrichtung der Integration zwischen deinem HR-System und EGYM Wellpass.

Ja, du kannst die HR-Integration verwenden, insofern du eines der vier HR-Systemlösungen von Personio, Workday, SAP SuccessFactors oder Sage nutzt.

Es ist nicht mehr notwendig, jeden Monat die neuen Anmeldungen zu prüfen bzw. austretende Mitarbeitende des Unternehmens abzumelden:

• Bei der Anmeldung für EGYM Wellpass wird direkt geprüft, ob der Mitarbeitende teilnahmeberechtigt ist
• Der frühestmögliche Start der Mitgliedschaft ist der erste Arbeitstag
• Automatische Anpassung des Startdatums der Mitgliedschaft, wenn sich der Eintritt eines Mitarbeitenden verschiebt
• Die Anmeldeseite kann problemlos mit zukünftigen Mitarbeitenden geteilt werden
• Verlässt ein Mitarbeitender das Unternehmen, wird dieser automatisch zum im HR-System hinterlegten Austrittsdatum bei EGYM Wellpass abgemeldet
  
  Versehentliche Doppelanmeldungen durch einen Mitarbeitenden werden nun systematisch verhindert. Unser Firmenportal für die Verwaltung der Mitglieder bei EGYM Wellpass steht dir weiterhin vollumfänglich zur Verfügung.

Für die Nutzung und Bereitstellung der HR-System Integration fällt eine monatliche Servicegebühr an.

Für den datenschutzrechtlichen Rahmen ist die Vereinbarung einer gemeinsamen Verantwortlichkeit gemäß DSGVO notwendig. Bei genaueren Fragen zu den Inhalten, wende dich gerne direkt an support@egym-wellpass.com.

Selbstverständlich synchronisieren wir nur notwendige Daten, welche für die Integration benötigt werden. Eine detaillierte Übersicht der Datenpunkte und dem Zweck der Verarbeitung erhältst du zusammen mit den für die Integration notwendigen Dokumenten.

Mit der HR-System Integration können sich nur noch berechtigte Personen für EGYM Wellpass anmelden. Verlässt ein Mitarbeitender das Unternehmen und ein Austrittsdatum wird in deinem HR-System eingepflegt, dann wird innerhalb weniger Stunden der betreffende Mitarbeitende zum letzten Tag des Arbeitsmonats von EGYM Wellpass abgemeldet. Sollte sich das Austrittsdatum ändern, wird auch das Enddatum der Wellpass-Mitgliedschaft entsprechend verschoben.

Ja, das ist möglich. Es ist jedoch wichtig, dass die Firmenstandorte in deinem HR-System definiert sind. Und sollten sich intern Änderungen ergeben, ist es wichtig, dass du uns bezüglich einer Anpassung informierst.
Beispielsweise sollen sich auf der Anmeldeseite A nur Münchner Mitarbeiter anmelden, auf der Anmeldeseite B nur Berliner Mitarbeiter und auf der Anmeldeseite C alle anderen Mitarbeiter.
Mit der Integration ist es unmöglich, dass sich ein Berliner Mitarbeiter auf der Münchner Anmeldeseite anmeldet.
Nun wird ein Büro in Köln eröffnet. Damit erhältst du eine neue Anmeldeseite für diesen Standort. Mit der Integration wird der Standort Köln mit der Anmeldeseite verknüpft, sodass sich lediglich Mitarbeitende des Standortes Köln anmelden können.