Fehlzeiten belasten Unternehmen

Strategien zur Reduzierung von Fehlzeiten

Da hohe Fehlzeiten viele Ursachen haben können, existieren auch verschiedene Ansätze, die Gesundheit der Mitarbeitenden zu fördern. Damit die umgesetzten Bemühungen auch zu dem gewünschten Ergebnis führen, müssen sie zur jeweiligen Situation im Unternehmen passen. Befragungen der Beschäftigten liefern genaue Einblicke und ermöglichen es, eine angepasste Strategie zu entwickeln.

Bei der Umsetzung der Maßnahmen erhöht es die Akzeptanz und den Erfolg, wenn die Beschäftigten sich einbringen können.

Maßnahme 1: Flexiblere Arbeitszeiten

Inzwischen sind flexible Arbeitszeiten für viele Arbeitnehmer ein wichtiges Kriterium bei der Suche nach einem neuen Arbeitgeber. Gerade für Beschäftigte mit Kindern oder pflegebedürftigen Angehörigen ist Unterstützung wichtig, um Privat- und Berufsleben unter einen Hut zu bringen.

Für Arbeitgeber bedeutet dies, sich mit diesen Fragen auseinanderzusetzen:

• Können Arbeitsabläufe optimiert und so strukturiert werden, dass eine höhere Flexibilität in den Arbeitszeiten möglich wird?
• Ist es möglich, Kundenservice und flexible Arbeitszeiten gewinnbringend aufeinander abzustimmen?
• Welche Arbeitszeiten wünschen sich die Mitarbeitenden, die Familie und Kinder betreuen müssen?
• Besteht Interesse an einem mobilen Arbeitsplatz oder der Option, im Home Office zu arbeiten?

Maßnahme 2: Ein gesünderer Arbeitsplatz

Die Gestaltung des Arbeitsplatzes hat maßgeblich Einfluss auf die Gesundheit der Mitarbeitenden. Dabei sind viele Faktoren zu berücksichtigen und auch die individuellen Wünsche der Beschäftigten zu berücksichtigen.

Maßnahme 3: Mobiliar

Ist der Arbeitsplatz ergonomisch gestaltet, indem z. B. Mitarbeitende mit Rückenproblemen verstellbare Schreibtische und Stehpulte nutzen können? Sind die Bürostühle ergonomisch oder mit entsprechenden Sitzpolstern ausgestattet, um langes Sitzen angenehm zu machen?

Maßnahme 4: Raumklima

Auch das Raumklima ist wichtig. Befindet sich die Luftfeuchtigkeit im optimalen Bereich, und kann die Temperatur gerade im Sommer und Winter zuverlässig geregelt werden? Steht ausreichend natürliches Licht zur Verfügung, oder liegen Belästigungen durch Gerüche und Gase vor? Müssen die Beschäftigten mit dauerhaftem Lärm umgehen? Besteht eine Belastung durch den Feinstaub von Laserdruckern, oder stehen diese in einem anderen Raum?

Maßnahme 5: Arbeitsumfeld

Ebenso wichtig für einen gesunden Arbeitsplatz ist auch die Möglichkeit, sich bei Bedarf zurückzuziehen. Viele Mitarbeitende wünschen sich zumindest zeitweise die Möglichkeit, die Bürotür zu schließen und ohne Unterbrechung durch Telefon und Kollegen zu arbeiten. Andere hingegen schätzen den offenen Austausch, der in Gruppenbüros möglich ist.

Die Möglichkeit, den Arbeitsplatz persönlich zu gestalten, ist ebenfalls wichtig für das Wohlbefinden. Fotos, Pflanzen und Andenken an den letzten Urlaub lassen den Arbeitsplatz nicht mehr steril, sondern farbenfroh und freundlich wirken.

Maßnahme 6: Verpflegung

Durch gesunde Snacks und kostenlose Getränke kann ein Arbeitgeber viel zum Wohlbefinden und der Gesundheit seiner Beschäftigten beitragen.

Maßnahme 7: Zusammenarbeit

Sowohl im Team als auch im ganzen Unternehmen wollen die Beschäftigten ernst genommen und respektiert werden. Die Möglichkeit, sich bei der Gestaltung von Arbeitsabläufen einzubringen oder Änderungen vorzuschlagen, wird als Zeichen der Wertschätzung gesehen. Eine offene Kommunikation und gelebte Transparenz sorgen ebenfalls dafür, dass die Mitarbeitenden sich nicht übergangen fühlen.

Maßnahme 8: Eine gute Unternehmenskultur

Das Wissenschaftliche Institut der AOK (WIdO) zeigt im Fehlzeiten-Report für 2016 auf, dass eine schlechte Unternehmenskultur zu einem deutlichen höheren gesundheitlichen Risiko für Beschäftigte führt.

Befragungen von Arbeitnehmern ergaben, dass für sie diese Punkte am relevantesten für eine gute Unternehmenskultur sind:

• Das Unternehmen steht hinter seinen Mitarbeitenden (78,3%)
• Mitarbeitende werden für gute Arbeit gelobt (69,3%)
• Geplante Veränderungen werden mit den betroffenen Personen und Gruppen abgesprochen (64,7%)
• Neben dem Gehalt bietet das Unternehmen gute freiwillige Sozialleistungen (62,3%)
• Die Mitarbeitenden haben die Möglichkeit, Einfluss auf wichtige Entscheidungen zu nehmen (60,5%)

Maßnahme 9: Fehlzeitenanalyse

Je nach Branche und Unternehmen können ganz unterschiedliche Faktoren zu hohen Fehlzeiten führen. Eine Analyse der Fehlzeiten deckt die Ursachen auf und ermöglicht es, zielgerichtet die Probleme anzugehen und Präventivmaßnahmen zu ergreifen.

So können Rückenschmerzen oder gar Bandscheibenprobleme durch Fehlhaltungen während der Arbeit am Schreibtisch verursacht werden, eine Sommergrippe durch eine falsch eingestellte Klimaanlage.

Maßnahme 10: Firmenfitnessprogramme

Sportlich aktive Mitarbeitende sind generell meist fitter als Beschäftigte, die keinen Sport treiben, und haben durchschnittlich weniger Fehltage. Vom Unternehmen geförderte Sportprogramme oder Mitgliedschaften in Fitnessstudios können sich positiv auf die Gesundheit der Mitarbeitenden auswirken. Eine Erklärung für geringe Fehlzeiten ist, dass sportliche aktive Menschen sich im Krankheitsfall schneller erholen. Hinzu kommen positive Langzeiteffekte wie eine geringere Gefahr, an chronischen Erkrankungen zu leiden. Eine Unterstützung der sportlichen Aktivitäten ist insbesondere bei Arbeitnehmern wichtig, die viel im Sitzen arbeiten und wenig bis gar keine physisch anstrengenden Aufgaben übernehmen.²

Auch auf das Gewicht der Arbeitnehmer kann eine sportliche Aktivität einen positiven Einfluss haben. Eine Vergleichsstudie hat den klaren Trend nachgewiesen, dass Übergewicht zu häufigeren und längeren Fehlzeiten führt: In Europa haben übergewichtige Beschäftigte rund doppelt so viele krankheitsbedingte Fehltage wie normalgewichtige Mitarbeitende.³

Finden Sie in diesem Artikel weitere Maßnahmen, um die Fehlzeiten Ihrer Mitarbeitenden zu reduzieren.

Was kosten Fehlzeiten das Unternehmen und die Wirtschaft?

„Gesunde Mitarbeitende kosten Geld – kranke ein Vermögen.“

Investitionen in die Gesundheit der Mitarbeitenden sind mit Kosten verbunden, die auf den ersten Blick abschreckend wirken können. In Anbetracht der Kosten, die durch krankheitsbedingte Fehlzeiten verursacht werden, fallen sie jedoch deutlich geringer aus. Für Unternehmen ist es deshalb auch finanziell wichtig, präventiv in die Gesundheit der Mitarbeitenden zu investieren.

Fehlzeiten in Deutschland

In Deutschland besteht für Arbeitnehmer:innen im Krankheitsfall grundsätzlich ein Anspruch auf Lohnfortzahlung in voller Höhe durch den/die Arbeitnehmer:in. Dieser Anspruch besteht für maximal sechs Wochen pro Jahr, bis anschließend die Krankenkasse Krankengeld zahlt. Für Unternehmen sind deshalb gesunde Mitarbeitende schon alleine aus finanzieller Sicht sehr wichtig.

Im Jahr 2016 hatten nach Angaben des statistischen Bundesamtes die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer durchschnittlich 10,8 krankheitsbedingte Fehltage. Die Krankentage sind damit schon gegenüber dem Vorjahr um rund einen Tag gestiegen. Da zudem nur Krankmeldungen erfasst wurden, bei denen die Arbeitnehmenden mindestens drei Tage fehlten, dürfte die Gesamtzahl der Krankentage noch einmal höher liegen. ⁴

Für die softwaregestützte Auswertung werden zum Abgleich gerne Fehlzeiten verschiedener Unternehmen verglichen und mit Veröffentlichungen der Krankenkasse verglichen. Entscheidend bei der Nutzung von Studien ist dabei immer, ein besonderes Augenmerk darauf zu haben, welche Kennzahlen verwendet werden und was die exakte Aussage der Ergebnisse ist. So lassen sich nicht haltbare Rückschlüsse vermeiden.

Was kosten Fehlzeiten deutsche Unternehmen?

Die volkswirtschaftlichen Kosten, die durch Fehlzeiten der Arbeitnehmer:innen entstehen, sind hoch: Im Jahr 2016 kamen auf jeden Arbeitnehmenden durchschnittlich 17,2 Tage, an denen Beschäftigte nicht arbeiten konnten. Hochgerechnet ergibt das eine Summe von 674,5 Millionen Arbeitsunfähigkeitstagen. Die Produktionsausfälle an Bruttowertschöpfung durch diese Fehltage werden von der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin auf 133 Milliarden Euro geschätzt.⁵

In die Daten, welche die dieser Berechnung bilden, fließen Daten über Krankschreibungen von GKV-Mitgliedern und Daten des Statistischen Bundesamtes ein. In der Studie werden die Krankenkassen aufgeführt, deren Daten verwendet werden. Zugleich wird angegeben, dass auch hier nur die Fehltage berücksichtigt wurden, die mit einer Krankschreibung gemeldet wurden. Dabei gibt es große Schwankungen der Fehlzeiten zwischen verschiedenen Branchen: Während im Sektor der Finanz-, Versicherungs- und Unternehmensdienstleister und im Grundstücks- und Wohnungswesen die Beschäftigten durchschnittlich nur 14,4 Tage fehlten, waren es im produzierenden Gewerbe durchschnittlich 20,5 Fehltage, dicht gefolgt vom Baugewerbe mit 19,8 Fehltagen pro Arbeitnehmer:in. ⁶

Wie eingangs schon erwähnt kommt die Strategieberatung Booz & Company (heute Strategy&) sogar noch auf einen höheren Verlust durch Arbeitsunfähigkeit: durch Fehlzeiten würden jährlich volkswirtschaftliche Kosten in Höhe von 225 Milliarden Euro entstehen.

Die hohen Kosten entstehen dabei nicht durch den reinen Arbeitsausfall, sondern insbesondere dadurch, dass auch kranke Arbeitnehmer:innen noch zur Arbeit gehen. Sie liefern Ergebnisse geringerer Qualität ab, machen mehr Fehler und verursachen mitunter sogar Unfälle. Trotz Krankheit zur Arbeit zu erscheinen, wird als „Präsentismus“ bezeichnet. Pro Jahr entstehen dadurch Kosten in Höhe von knapp 2.394€, rund das Doppelte der 1.197€, die durch reine Fehlzeiten entstehen.⁷ Für Unternehmen ist es deshalb relevant, aktiv gegen den Präsentismus vorzugehen.

Ein Rechenbeispiel verdeutlicht die Kosten durch Fehlzeiten: Ein Unternehmen mit 20 Mitarbeitenden hat jährlich einen durchschnittlichen Personalaufwand von 40.000€ pro Angestellten. Geht man von einem Krankenstand von 4,23% aus, entstehen dadurch alleine für die Fehlzeiten Kosten von 33.840€. Dies zeigt recht eindrücklich die Notwendigkeit für Unternehmen verstärkt in die betriebliche Gesundheitsvorsorge zu investieren. Der Druck, dies zu tun, steigt auch durch den wachsenden Wettbewerb um Fachkräfte und den demografischen Wandel.

Das Messen von Fehlzeiten

Die hohen Kosten, die durch krankheitsbedingte Fehltage und auch den Präsentismus verursacht werden, machen ein betriebliches Gesundheitsmanagement für Unternehmen aus wirtschaftlicher Sicht notwendig.

Ehe aber Maßnahmen ergriffen werden können, um die Fehlzeiten zu reduzieren, müssen diese gemessen werden können. Denn das Ziel ist nicht nur eine bloße Senkung der Fehltage, sondern auch eine Steigerung der Produktivität und Leistungsfähigkeit. Das beste Beispiel dafür ist der Präsentismus: Zwar sinkt die Zahl der Fehltage, wenn Arbeitnehmer:innen krank zur Arbeit erscheinen, jedoch entstehen dadurch weit höhere Kosten, als wenn sie zuhause bleiben würden.⁸

Zur Berechnung der Fehlzeitenquote und der Krankentage können einfache Formeln herangezogen werden:

Fehlzeitenquote = (Fehlzeiten / Sollarbeitszeit) 100

Krankentage pro Jahr = (Krankheitstage im Jahr / 365 Kalendertage) 100

Nach wie vor bleibt die Zahl der Fehltage einer der wichtigsten Messfaktoren. Für eine sichere Interpretation und sinnvolle Maßnahmen ist es aber entscheidend, diese Zahl kritisch zu betrachten und zu hinterfragen. Eine Fokussierung auf bloße Zahlen ist nicht immer der richtige Weg. Denn um die Fehlzeiten nachhaltig zu senken, müssen ihre Ursachen erkannt und angegangen werden. So beeinflusst auch das Verhalten von Führungskräften und die Atmosphäre am Arbeitsplatz die Anwesenheit der Beschäftigten und muss folglich berücksichtigt werden.

Fazit

Krankheitsbedingte Fehlzeiten sind ein hoher Kostenfaktor und damit ein großes Problem für Unternehmen. Der Druck, sich um die Gesundheit der Beschäftigten zu kümmern, steigt dadurch. Damit ein betriebliches Gesundheitsmanagement allerdings wirkungsvoll eingeführt und umgesetzt werden kann, müssen die Gründe für die Fehlzeiten genau analysiert werden.

Aber nicht nur Fehlzeiten verursachen Kosten. Insbesondere Mitarbeitende, die trotz Krankheit zur Arbeit erscheinen, sind ein relevanter Faktor: Ihre Arbeit hat weniger Qualität, ist fehleranfälliger und sie verursachen mehr Unfälle.

Quellen:

1. Maar, Christa et al.: Vorteil Vorsorge.Die Rolle der betrieblichen Gesundheits- vorsorge für die Zukunftsfähigkeit des Wirtschaftsstandortes Deutschland, Düsseldorf: booz&co 2011, S. 7f ↩
2. Van den Heuvel, Swenne et al.: Effect of sporting activity on absenteeism in a working population, in British Journal of Sports Medicine 15 (2005 ) ↩︎
3. Neovius, Kristian et al.: Obesity status and sick leave: a systematic review, in Obesity Reviews 1 2009, S. 17 – 27 ↩︎
4. Crößmann, Anja et al.: Qualität der Arbeit. Geld verdienen und was sonst noch zählt, Wiesbaden: Statistisches Bundesamt 2017, S. 20 ↩︎
5. Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA): Volkswirtschaftliche Kosten durch Arbeitsunfähigkeit 2016, Dortmund 2018, S. 1 ↩︎
6. Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA): Volkswirtschaftliche Kosten durch Arbeitsunfähigkeit 2016, Dortmund 2018, S. 3 ↩︎
7. Maar, Christa et al.: Vorteil Vorsorge.Die Rolle der betrieblichen Gesundheits- vorsorge für die Zukunftsfähigkeit des Wirtschaftsstandortes Deutschland, Düsseldorf: booz&co 2011, S. 7f ↩
8. Wicher, Ulrich: Fehlzeiten als Indikator? Erfolgsmessung im Betrieblichen Gesundheitsmanagement, in: Management Journal, 11.01.2018, URL: https://www.akademie-management.de/web/management-journal/home/-/blogs/fehlzeiten-als-indikator-erfolgsmessung-im-betrieblichen-gesundheitsmanagement, Abruf am 01.10.2018 ↩︎