Zu Beginn der Planung eines Newsletters stellt sich zuallererst die Frage, über welches Tool du deinen Newsletter oder anderweitige Kampagnen verschicken möchtest.

Sollte deine Mitgliederverwaltungssoftware eine Funktion für das Versenden von Serienmails bieten, empfiehlt es sich diese zu nutzen, da du dir so die Arbeit ersparst, die Empfängerdaten aus deiner Mitgliedersoftware in ein anderes Tool zu übertragen. Informationen zu dem Versand von Serienmails mit dem Marktführer Magicline findest du hier: Magicline 

Falls diese Möglichkeit für dich nicht besteht, bieten Plattformen wie Mailchimp intuitive Benutzeroberflächen für die Erstellung und den Versand von Mailings und geben dir weitere Insights im Rahmen von Reportings zu deiner Kampagnen Performance. Die Kursbuchungsplattform Eversports kann zum Beispiel mit Mailchimp über eine Integration verbunden werden (siehe mehr Infos hier).

Bevor du in deinem Mailprogramm eine Empfängerliste mit allen E-Mail Adressen deiner Mitglieder anlegst, musst du dir zunächst die Frage stellen, von welchen Mitgliedern du überhaupt die Zustimmung zur Datenverarbeitung und Einverständnis zum Versand von Newslettern hast.

Die Ansprache sollte der Marke und Zielgruppe entsprechen. Sporteinrichtungen sprechen ihre Mitglieder oder Kundschaft oft per “Du” an, da dies eine persönliche und freundliche Atmosphäre schafft.

Jedoch kann eine förmliche Ansprache per “Sie” in gehobeneren Einrichtungen oder bei älterer Kundschaft angemessener sein. Konsistenz in der Ansprache ist entscheidend – achte daher darauf, dass die Ansprache per Sie oder Du in E-Mail Kommunikationen im Einklang mit der Ansprache der Kundschaft in deiner Einrichtung stattfindet.

Die schlechte Nachricht gleich vorweg: Ein gut sichtbarer Abmelde-Link am Ende von Serien E-Mails ist aus rechtlicher Sicht obligatorisch. Dieser ist bei den gängigsten E-Mail Programmen wie Mailchimp aber ohnehin ein fester Bestandteil von ausgehenden E-Mails – überprüfe aber trotzdem ob dieser bereits integriert ist und ob die Abmeldung einwandfrei funktioniert. Ssonst riskierst du eine Abmahnung und Strafen wegen dem Versenden von unzulässiger E-Mail Werbung.

Leider ist zu oft jede Arbeit, die in das Erstellen eines Newsletters geflossen ist, vergebene Mühe, wenn dieser aufgrund eines uninteressanten Betreffs vom Empfänger als vermeintlich irrelevant abgestempelt und nicht gelesen wird. Dies unterstreicht die Bedeutung des Betreffs: Dieser ist das Erste, was der Empfänger sieht und entscheidet maßgeblich, ob die E-Mail geöffnet wird. 

Gestaltungstipps für den Betreff

Ein guter Betreff ist kurz, prägnant und weckt Interesse. Idealerweise ist aus dem Betreff direkt ein Mehrwert für das Mitglied selbst ersichtlich. Zusätzlich kann auch ein Call-to-action Aufruf direkt in den Betreff einbezogen werden. Der Preview Text sollte ergänzend zum Betreff zusätzliche Anreize bieten, die E-Mail zu öffnen und nicht einfach den Inhalt des Betreffs wiederholen.

Wir empfehlen das Wort “Newsletter” im Betreff zu vermeiden oder nur ergänzend dazu zu schreiben. Als Betreff hat das Wort nämlich keine direkte Aussagekraft – informiere deine Mitglieder daher besser direkt über den konkreten Inhalt der E-Mail und nicht erst in der E-Mail selbst.

Beispiele für einen Best-Practice-Betreff

Wir haben dir mögliche Gestaltungsbeispiele, basierend auf den genannten Tipps, hier zusammengestellt:

• Neue Trainingspläne für den Sommer – Hole dir unsere kostenlosen Pläne und starte durch!
• Wir brauchen deine Unterstützung – Teile uns dein Feedback zu neuem Trainingsequipment!
• Trainingschallenge startet: Mitmachen und gewinnen! – Nutze deine Chance auf unseren Hauptgewinn!
• Finde deinen Trainingsbuddy – Wir helfen dir, dich mit anderen Mitgliedern zu connecten!
• Entdecke unsere Sommer Specials – Von Outdooryoga zu Laufgruppen, wir haben abwechslungsreiche Aktivitäten organisiert!

Ein gut strukturierter Newsletter ist leichtzu lesen und gibt dir einen Aufbau vor, an dem du dich beim Erstellen eines Newsletters immer orientieren kannst.

Relevante Inhalte sind das Herzstück jedes Newsletters, variieren aber natürlich auch stark je nach Zielgruppe.

Potentielle Themen

• Kostenlose Trainings- und Ernährungspläne zum Download
• Interviews mit Trainern, Fitnessinfluencern oder Mitgliedern (Erfolgsgeschichten oder Testimonials)
• Informationen zu neuen Kursen oder Events
• Fitness-Tipps, -Trends und -Tricks
• Angebote und Rabatte
• Updates zur Einrichtung (neues Equipment, anstehende Renovierungen)

Zielsetzung der Mail auf Buttons abstimmen

Überlege dir vorab, welches Ziel du mit dieser E-Mail erreich willst. Zu welcher Handlung möchtest du deine Leser bewegen? Meistens wird der prozentuale Anteil dieser Handlungen durch Klicks auf weiterführenden Links (Umfragen, Blogartikel, Kontaktformulare oder Ähnliches) gemessen. Die Buttons für diese Call-to-Action Aufrufe sollten klar sichtbar platziert sein. Überlade deine E-Mails zudem nicht mit fünf oder mehr Call-to-action Buttons und setze stattdessen ein Hauptziel fest, an dem sich sowohl Text als auch Buttons mit Links orientieren. Dazugehörige Bilder, Animationen oder Videos helfen dabei, deine Message zu unterstreichen und machen den Newsletter visuell ansprechender. Die wenigsten Empfänger lesen den gesamten Text einer E-Mail, sondern suchen die Nachricht kurz nach potentiell relevanten Abschnitten ab und bleiben dann zum Beispiel bei einem interessanten Bild, einer spannenden Überschrift oder einem Button hängen – gibt es diese Elemente nicht, wird die E-Mail wieder geschlossen oder gelöscht.

Also trau dich auch ruhig was und probiere Neues aus! Ein angemessener Einsatz von Humor durch GIFs oder Memes kann zusätzlich bei der Leserbindung helfen und lockern trockene Inhalte etwas auf. Diese sollten jedoch zur Zielgruppe und dem Markenimage passen und sparsam verwendet werden, um die Seriosität nicht zu gefährden.

Mobil vs. Computer: Wo werden die E-Mails gelesen? Diese Frage lässt sich pauschal natürlich nicht beantworten, sondern hängt stark von der Zielgruppe ab.

Der Versand sollte regelmäßig, aber nicht zu häufig erfolgen. Besonders im Hinblick auf die Öffnungsrate (siehe nächster Abschnitt) sollte man die Mitglieder nicht öfter als einmal im Monat mit einer Newsletter Mail kontaktieren.

Generell gilt aber auch hier: Selbst wenn das Ziel ist, einmal pro Monat ein Update zu verschicken – bei mangelnden spannenden Inhalten empfiehlt es sich eher, den Newsletter auszusetzen. Wenn bei der Zielgruppe erst einmal der Eindruck entstanden ist, dass die Newsletter Inhalte uninteressant sind, dann wird man diesen Ruf nur schwer wieder los und bemerkt das schnell an einem Rückgang der Öffnungsrate oder Erhöhung der Abmeldequote. 

Auch bei der Versandzeit sollte man sich stark an seiner Zielgruppe orientieren. Das Wochenende, Feiertage oder Montag und Freitag eignen sich aber generell nicht als Versandzeitraum und tendenziell ist es bei einer B2C Zielgruppe eher zu empfehlen, die Mail am Nachmittag (kurz vor Feierabend) zu versenden.

Um den Erfolg des Newsletters sowie positive Entwicklungszahlen zu messen, ist das Reporting der Öffnungsraten und Vergleichen durch Benchmarks wichtig. Öffnungsraten von 20-25% und Klickraten von 2-3% können je nach Branche bereits in einem anzustrebenden Bereich liegen.

Zusammenfassung der wichtigsten To-Dos:

• Tools: Nutze integrierte Funktionen deiner Studiosoftware (Beispiel Magicline) oder greife auf andere Tools wie Mailchimp zurück.
• Empfänger: Hole dir die Zustimmung deiner Mitglieder für den E-Mail Versand.
• Du oder Sie: Einsatz von “Sie” bei gehobeneren Einrichtungen, in Fitnessstudios ist allgemein das “Du” üblicher.
• Rechtssicherheit: Deine E-Mails müssen einen Abmeldelink, dein Impressum und Datenschutzhinweise enthalten.
• Betreff: Sollte prägnant sein, Interesse wecken und Mehrwert für das Mitglied enthalten.
• Struktur: E-Mails nicht überladen und auf 1-2 Hauptthemen fokussieren.
• Potentielle Content Themen: Trainings- und Ernährungstipps,  Angebote, Events oder News zur Einrichtung.
• Mobiloptimierung: Überprüfe deine E-Mail Entwürfe in der Mobilansicht und optimiere die Darstellung bei Bedarf.
• Versandturnus: Verschicke maximal eine Marketing E-Mail pro Monat.
• Benchmark: Vergleiche deine E-Mail Performance mit deinen eigenen Kampagnen und nach Möglichkeit mit externen Benchmarks.

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