Fehlzeitengespräch führen: der Ratgeber

Je mehr Gespräche zwischen Ihnen und Ihren Mitarbeitenden geführt werden, desto problemloser können Sie auch im Fall sich häufender Fehlzeiten das notwendige Gespräch suchen. Bedenken Sie, dass eine defizitäre Kommunikationskultur im Unternehmen eine häufige Mitursache für Fehlzeiten ist. Grundvoraussetzung für ein konstruktives Fehlzeitengespräch ist eine bereits bestehende, gute Vertrauensbasis. Suchen Sie also regelmäßig das Gespräch mit Ihren Mitarbeitenden, um im Bedarfsfall auf dieses Fundament aufbauen zu können.

Hier erfahren Sie, wann und wie Sie ein Fehlzeitengespräch richtig führen.

Ab wie vielen Krankheitstagen ist ein Fehlzeitengespräch sinnvoll?

Das Fehlzeitengespräch richtet sich an Mitarbeitende, die immer wieder fehlen und Fehlzeiten ansammeln. Prinzipiell kann ein Fehlzeitengespräch jederzeit erfolgen, falls wiederholte Abwesenheiten dazu Anlass geben. Ein Fehlzeitengespräch sollte geführt werden, wenn

• die Fehlzeiten eines Mitarbeitenden im Vergleich zu den Fehlzeiten im Team im auffälligen Missverhältnis stehen
• ein Muster erkennen lassen, das darauf hindeutet, dass der Arbeitnehmer immer nur so lange fehlt, bis er zur Vorlage einer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung gezwungen wäre
• auffallend häufig an Brückentagen, vor und nach dem Wochenende fehlt
• scheinbar unangenehme Schichten sehr früh oder abends meidet

Wie sollte sich ein Arbeitgeber bei einem Fehlzeitengespräch verhalten?

Sie sollten gut vorbereitet in das Gespräch gehen und die für den Mitarbeitenden dokumentierten Ausfallzeiten kennen.

Auch, wenn Sie den häufig Fehlenden eigentlich für faul und einen Drückeberger halten, müssen Sie diese Einstellung bewusst zurückstellen. Nur wenn Sie unvoreingenommen in das Gespräch gehen, kann es zu einem konstruktiven Ergebnis kommen. Erinnern Sie sich an Eigenschaften und Dinge, die Ihnen an Ihrem Mitarbeitenden positiv aufgefallen sind oder die Sie ursprünglich zur Einstellung des Mitarbeitenden bewogen hatten.

Hinterfragen Sie selbstkritisch, ob Sie dem Mitarbeitenden vorab jemals eine Gelegenheit gegeben hatten, das Gespräch zu suchen oder ob bei seinerseits der demotivierende Eindruck entstanden sein könnte, er werde gar nicht wahrgenommen oder gebraucht.

• Sprechen Sie den Mitarbeitenden nach einer freundlichen Begrüßung direkt auf sein häufiges Fehlen an.
• Sagen Sie, dass Sie das Gespräch zu dem Zweck führen wollen, um die Fehlzeiten zu reduzieren.
• Formulieren Sie konkret, wer in der Abwesenheit des Mitarbeitenden einspringen musste und dass es wichtig ist, dass Sie sich auf den Mitarbeitenden verlassen können. Es muss klar werden, dass es das Team und die Arbeitsabläufe zusätzlich belastet, wenn der Mitarbeitende ausfällt.
• Erklären Sie zugleich, warum der Mitarbeitende für Sie wichtig ist. Der Mitarbeitende sollte das Gefühl haben, dass sein individueller Beitrag gebraucht wird und Sie seinen Einsatz zu schätzen wissen. Vermeiden Sie, den Eindruck zu erzeugen, der Mitarbeitende müsse sich rechtfertigen. Ihr Mitarbeitender sollte nicht denken, dass Sie ihm misstrauen oder ermitteln wollen, welche Krankheit Grund der Abwesenheit war
• Machen Sie deutlich, dass es Ihr Interesse ist, die Situation für alle Beteiligten nach Möglichkeit zu verbessern, weil der Mitarbeitende und seine Arbeit für Sie wichtig sind.
• Geben Sie dem Mitarbeitenden die Möglichkeit sich zu erklären und hören Sie ihm dabei aufmerksam zu.

Fehlt dem Mitarbeitenden trotzdem scheinbar vollständig das Gefühl für seine Verantwortung gegenüber seinem Arbeitgeber, sollten Sie Ihre Verärgerung klar zum Ausdruck bringen. Denken Sie dann auch an sich und den Rest Ihres Teams.

Drohen Sie dem Mitarbeitenden nicht. Verdeutlichen Sie aber in Ich-Botschaften, dass Sie sich begründet ärgern. Erklären Sie, dass die Fehlzeiten die Produktivität des Unternehmens senken, zusätzliche Kosten entstehen und andere Mitarbeitende unter erhöhtem Einsatz die Ausfallzeiten auffangen müssen.

Beispiel:

„Ich ärgere mich sehr, wenn ich Pläne mache, die ich hinterher nicht einhalten kann, weil kurzfristig kein Ersatz für Sie zu finden ist. Sie verstehen sicher, dass das für mich und auch die Mitarbeitenden, die dann einspringen müssen, nicht schön ist.“

Wichtig: Dem Team gegenüber sollten Sie den betreffenden Mitarbeitenden in Schutz nehmen. Vermitteln Sie, dass Sie die Fehlzeiten zwar registrieren, aber Ihrem Team in erster Linie dankbar sind, dass es für den erkrankten Mitarbeitenden einspringt.

Welche Fragen sollten in einem Fehlzeitengespräch gestellt werden?

Den Krankheitsgrund muss der Mitarbeitende nicht nennen. Fragen hierzu stellen einen Eingriff in seine Persönlichkeitsrechte dar. Da keine Details oder Diagnosen genannt werden müssen, sollten Sie auch keine Fragen dazu stellen.

Allerdings gibt es berechtigte betriebliche Interessen, die notwendige machen, dass der Mitarbeitende Fragen zum Krankheitsgrund beantwortet. Ist beispielsweise davon auszugehen, dass der Erkrankte andere Mitarbeitende ansteckt oder eine Krankheit betriebliche Ursachen hat, so muss Ihnen der Mitarbeitende dazu wahrheitsgemäß antworten.

Ziel des Fehlzeitengespräches ist, eine konkrete Vereinbarung festzuhalten, mit der gemeinsam das Ziel erreicht wird, die Fehlzeiten zu senken. Legen Sie daher ein Gesprächsprotokoll an, anhand dessen Sie überprüfen, ob die Vereinbarungen eingehalten wurden. Wenn es Ihnen notwendig erscheint, können Sie auch den Betriebsrat in das Gespräch einbinden.

Versuchen Sie, herauszufinden, ob es betriebsseitig Möglichkeiten gibt, die Fehlzeiten des Mitarbeitenden zu senken. Dazu fragen Sie Ihren Mitarbeitenden am besten direkt, was Sie tun könnten, damit er seltener fehlt.

• Gibt es einen bestimmten Auslöser für Stress?
• Stimmen die Rahmenbedingungen im kollegialen Umfeld?
• Kann der Arbeitsplatz irgendwie verbessert werden?
• Will der Mitarbeitende die Arbeitszeit lieber reduzieren?
• Kann er die Fehlzeiten zu einem anderen Zeitpunkt ausgleichen?

Sie können den Mitarbeitenden auch fragen, welche Aufgaben er am liebsten erledigt und ob es Aufgaben gibt, mit denen er aus irgendeinem Grund nicht zurechtkommt.

Wichtig: Bedenken Sie, dass die Möglichkeiten, die Sie einem Mitarbeitenden gesondert einräumen, auch als Vorzugsbehandlung wahrgenommen und auf die Motivation der anderen Beschäftigten zurückwirken könnten.

Nur wenn der Mitarbeitende selbst keine Vorschläge macht, auf die Sie reagieren können, schlagen Sie selbst eine Maßnahme vor, die Ihnen geeignet erscheint.

Beispielsweise können Sie ihn auffordern, schon mit dem ersten Tag der Krankmeldung ein ärztliches Attest vorzulegen und sich persönlich bei Ihnen abzumelden.

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