Fehlzeitenanalyse: So sollten Sie vorgehen

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Die Kosten für die deutsche Wirtschaft, die durch Fehlzeiten verursacht wurden, beliefen sich im Jahr 2015 auf 53,9 Milliarden Euro.1

Nach einer aktuellen Gallup-Studie werden alleine die Kosten, die durch Fehlzeiten aufgrund fehlender emotionaler Bindung entstanden, für das Jahr 2016 auf rund sieben Milliarden Euro beziffert.2

Um die Kosten durch Fehlzeiten für ein Unternehmen zu ermitteln und ihren Einfluss auf die Produktivität zu messen, werden softwaregestützten Fehlzeitenanalyse durchgeführt. Im Rahmen einer Fehlzeitenanalyse versuchen das Betriebliche Gesundheitsmanagement oder die im Unternehmen dafür zuständigen Verantwortlichen anschließend präventive Maßnahmen zur Verhinderung von Fehlzeiten einzuleiten oder prüfen die Wirksamkeit bereits ergriffener Maßnahmen anhand der beobachteten Entwicklungen.

Kostenlose Software zur Implementierung eines Fehlzeitenmanagements bietet beispielsweise ein Tool der Techniker Krankenkasse.

Quantitative Fehlzeitenanalyse

Anhand der Daten, die zu Fehlzeiten, Krankenstand und Abwesenheitsquoten in einem Betrieb vorliegen, lässt sich ablesen, wie hoch der Krankenstand ist und welche Struktur die Fehlzeiten haben. Grundlage der quantitativen Fehlzeitenanalyse ist die Krankenfehlstandquote.

Sie errechnet sich über die Zahl der Krankentage x 100 dividiert durch die summierten Soll-Arbeitstage.

Die Berechnung der Krankenfehlstandquote variiert je nach Berücksichtigung unterschiedlicher Faktoren wie der Beschäftigtenstruktur (Angestellte, Zeitarbeitende, freie Mitarbeitende) dem jeweiligen Beobachtungszeitraum und der genauen Definition einer Abwesenheit (Mutterschutzzeiten, Reha-Aufenthalte, Arztbesuche). Sie kann gegebenenfalls auch in Fehlstunden ermittelt werden.

Die erhobenen Fehlzeiten werden hinsichtlich des Alters der Beschäftigten, ihres Geschlechts, dem den Arbeitnehmer zugewiesenen Aufgabenbereichen (Führungskräfte, Angestellte) oder der Dauer der Zugehörigkeit zum Unternehmen verglichen.

Qualitative Fehlzeitenanalyse

Je mehr Faktoren dabei berücksichtigt und miteinander in Beziehung gesetzt werden können, desto differenzierter ist das Bild, das sich für die Fehlzeitenstruktur im jeweiligen Unternehmen ergibt. Beispielsweise ist davon auszugehen, dass eine Altersvariable die Dauer der Abwesenheiten stark beeinflusst, weil ältere Arbeitnehmer eher zu chronischen Erkrankungen neigen, wohingegen die absolute Zahl der Fehltage diesen Umstand nicht abbilden kann.

Damit setzt die qualitative Fehlzeitenanalyse auf die quantitative Fehlzeitenanalyse auf, die alleine absolute Werte zum Krankenstand errechnet. Ziel der qualitativen Fehlzeitenanalyse ist es demnach die „Ausreißer“ zu identifizieren, die als Auffälligkeiten auszumachen sind.

Denn alleine aufgrund der quantitativen Fehlzeitenanalyse können noch keine Ursachen für den Krankenstand im Unternehmen abgeleitet werden.

Auch „innere Abwesenheiten“ von Arbeitnehmern im Rahmen von Präsentismus können in Fehlzeitenstatistiken nicht erfasst werden und bringen die quantitative Fehlzeitenanalyse an ihre Grenze.

Die Auswertung der ökonomischen Kennzahlen wird daher durch eine qualitative Fehlzeitenanalyse ergänzt. Mitarbeitende werden dazu nach ihrer subjektiven Einschätzung zur psychischen Beanspruchung und dem von ihnen empfundenen Stresslevel am Arbeitsplatz befragt. Auch eine Begehung des Arbeitsplatzes durch den Arbeitsschutz kann zu einer Einschätzung des dortigen Fehlzeitenpotenzials verhelfen. Gesundheitszirkel, bei denen die Themen „Fehlzeiten“ oder „Verbesserung der Mitarbeitendengesundheit“ im Kreis von Gesundheitsmanagement, Führungskräften und der Belegschaft zur Sprache kommen, tragen außerdem zur qualitativen Analyse der Fehlzeiten bei.

In einem nächsten Schritt kann die qualitative Fehlzeitenanalyse auch die Evaluierung bereits etablierter Präventionsmaßnahmen umfassen und durch Zufriedenheitsbefragungen und den Vergleich von Teilnahmequoten ermitteln, welche Maßnahmen innerhalb des Gesundheitsmanagements nachgefragt wurden.

Durch die qualitative Fehlzeitenanalyse soll vor allem dem inhärenten Problem der quantitativen Fehlzeitenanalyse begegnet werden, dass sich die quantitativ und retrospektiv erhobenen Daten nie als Grundlage für verlässliche Prognosen zur Arbeitsfähigkeit der Arbeitnehmer in der Zukunft eignen.

Quellen:

  1. Pimpertz, Jochen: Krankheit kostet Milliarden, in: Informationen aus dem Institut der deutschen Wirtschaft, 14.02.2017, URL: https://www.iwd.de/artikel/krankheit-kostet-milliarden-324633/, Abruf am 29.12.2018 ↩︎
  2. Nink, Marco: Engagement Index: Engagement Index: Die neuesten Daten und Erkenntnisse der Gallup-Studie, München: Redline Verlag 2014, S. 6 ↩︎